檔案知識宣傳之二：檔案法及其內容
《檔案法》是我國檔案工作的一部基本法💇🏼♀️，它于１９８７年９月５日由六屆全國人大常委會第二十二次會議通過，並頒布實施。１９９６年７月５日，八屆全國人大常委會第二十次會議又對《檔案法》進行了修改。《檔案法》的頒布實施是我國檔案事業發展史上的一次重大事件，從此結束了我國檔案工作無法可依的曆史，檔案事業步入了法制化的軌道。
《檔案法》共６章２７條，涉及內容十分廣泛🧎♂️⏬，它系統地規定了我國國家檔案管理的範圍🚍、管理原則⛓，各級各類檔案機構的設置及其職責，各單位檔案的管理，檔案的公布和利用🧑🍳，國家機關、集體單位和公民在檔案事務中的權利與義務，以及法律責任等👨🏿🎤🟥。
《檔案法》與我們每一個公民都有密切關系，它規定🎞，“一切機關、武裝力量、政黨、社會團體☢️𓀅、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”中華人民共和國公民和組織持有合法證件，均可利用檔案館已經開放的檔案🧘🏻♀️。
《檔案法》中對檔案作了明確闡釋⟹🙅🏽，即：過去和現在的國家機構🧀🧑🏽✈️、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化🈸、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄🗂。
檔案是一種具有悠久曆史的事物🤙🏿，我國目前現存的最古老的檔案是距今已有３０００多年曆史的甲骨檔案。之後又出現了青銅銘文檔案、簡牘檔案、金石檔案🧑🦼➡️、縑帛檔案等🧑🧒🧒，以及我們今天所看到最多的紙質檔案。近百年來，由于科技的發展👨👩👦👦，檔案的形式日漸增多，大量出現了照片👨🦯➡️、錄音、錄像、縮微、光盤檔案等。
從檔案記載的內容上看，今天的檔案門類已是非常之豐富了🍛，除了最早、最常見的文書檔案和人事檔案外🧊、還有科技檔案、會計檔案、土地檔案、新聞檔案👨🏿💼、審計檔案、家庭檔案等等，多達數十種👩🏿✈️。總之，作為人類社會活動的原始記錄，檔案形成于一切領域，可以說🧑🏽，只要有人的地方就會產生檔案。
檔案的屬性：檔案除具有原始記錄性這一本質屬性外🌡，也有一般的屬性，知識屬性和信息屬性，是檔案的兩個重要屬性🫶。等。檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的👨🏽，保存備查的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的曆史記錄🕵🏻♂️。
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¡ 1、檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的。
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¡ 2、檔案是保存備查的曆史文件✍🏿。
¡ （1）辦理完畢的文件才能作為檔案
¡ （2）對日後實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件👲🏻💾，才有必要作為檔案保存。
¡ （3）按照一定的規律保存起來的文件，才能最後成為檔案。
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¡ 3、檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的👆🏼。
¡ 4、檔案是原始的曆史記錄。這是檔案的主要特點和性質屬性。
四、《檔案法》的主要內容有哪些？
五、公民或組織涉及檔案方面的違法行為有哪些👶🏻？
《檔案法》規定的違法行為共有八項：（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的🏫；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；（三）塗改、偽造檔案的🌧；（四）擅自出賣或者轉讓檔案的🧒🏽；（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的🌻；（六）不按規定歸檔或者不按期移交檔案的🧠；（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守👮🏿，造成檔案損失的🤓。《江蘇省檔案條例》增加了一項💵：檔案工作沒有實行集中統一管理，未按有關規定建立檔案的🚄。對有上述違法行為之一的🔋，由縣級以上檔案行政管理部門或有關主管部門對直接負責的主管人員和其他責任人員依法給予處分，有的可以並處罰款，或沒收違法所得🙏，或責令賠償損失🐮；構成犯罪的，依法追究刑事責任😎。
六🌎、單位和市民可以向市檔案館捐贈或有償提供哪些檔案？
前幾年，市檔案館向社會發出了征集檔案資料的公告💇🏻♠︎，征集的範圍為1️⃣：有關連雲港市政治、經濟💕🎹、軍事、科技、文化🧏♀️👩🏽🦳、教育🪬👱🏼♀️、衛生👵🏿、體育、城建、民族宗教🪿、天文地理、物產資源等各方面的檔案資料；曆代王朝🙍🏽、舊政權的各種聖旨、詔書、敕令↔️、谘、呈🏑、委任狀和印模🧙🏽、碑刻、拓片🫱🏽、契約及珍貴的古書古畫；地方史志、家譜🌰，反映我市區域變遷🧏🏻♀️、風土人情和重大案件、自然災害等檔案資料；國家、省領導人在我市工作或來我市視察訪問、檢查工作的照片🕐、題詞、講話稿、錄音帶👃🏻；本市籍和在連工作的並享有較高聲望的專家、教授、學者🪴、文學家、藝術家、科學工作者、全國勞模、戰鬥英雄、軍屬烈士等知名人士形成的事跡材料及其書信、日記🧝♀️、照片、證書🫰🏽、手跡等檔案材料🈁，我市榮獲國家和省以上獎勵的名、特、優產品及發明創造，革新成果材料；我市出版的反映市情市貌的文史資料等。
對檔案資料的征集本著自願的原則🧑🏿🎨，可無償捐獻🟫，也可進行有償提供，或者寄存。有上述檔案資料的單位和市民同志，市檔案館熱情歡迎你們捐贈或提供🟧，並歡迎知情的同志積極提供線索，聯系電話🧃：５４５１２５１，郵編🦹♀️：２２２００２。
七☸️、公民如何利用檔案？
根據《檔案法》規定🔽，“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之類之日起滿３０年向社會開放”。部門檔案館以及各機關🏊🏽、團體、企業事業單位和組織內部的檔案室所保管的檔案則不屬于開放範疇。
依法利用已開放的檔案，是公民或者法人的一項民主權利。檔案的利用即是指檔案利用者為解決或研究某一問題，以達到某種目的，通過閱覽複制和摘錄等形式🎷，依法利用各級各類檔案館或檔案室所保存的檔案的行為🧓◽️。
根據《檔案法實施辦法》等有關規定：“中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案👱🏻♀️。外國人或外國組織利用我國已開放的檔案，須經我國有關主管部門介紹以及其前往的檔案館的同意🫸🏿。機關、團體👩🏽🔧、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案🧑🏻✈️，須經館長同意🫰🏻，必要時報請上級主管審查批准。”
1.案卷文件目錄 |
案卷文件目錄，亦稱“卷內文件目錄匯集“🧑🏽🎄，“全引目錄”。它是將全宗或全宗內某一部分案卷目錄和卷內文件目錄匯編而成，能以案卷和單份文件為檢索單位，揭示和介紹檔案館（室）所存檔案內容和成分的一種檢索工具。案卷文件目錄作用🧑🦱：1、能全面系統地揭示檔案內容👩🏻🌾。2、能迅速、准確地提供利用者所需要的檔案材料🧏🏿♂️。3、有利于移交和接收工作。4、為編制其他檢索工具提供了條件💎。5、有利于保護檔案🏃🏻♀️➡️。案卷文件目錄局限性：1、受案卷體系的束縛。2🧔🏼♀️🙇♂️、體積較大。 |
2.文號目錄 |
文號目錄是以文件字號為標目，能具體揭示每份文件字號的一種檢索工具🕺🏽。編制文號目錄時，先把需要編制的案卷找出來，再逐卷逐件翻閱🧎♀️➡️🥽。編制文號目錄必須注意兩點，一是書寫字號與檔號需細心，不能有遺漏和差錯👐🏻，如有疏忽💧，就會造成文件的漏檢與誤檢。二是基礎工作要做好🙎🏻♀️。 |
3.專題指南 |
專題指南是指按照一定的題目🚓，以文章敘述的形式，綜合介紹檔案館（室）中保存有關該題目檔案的一種檢索工具。專題指南特點：1👨🏽🦱、專題指南既有與專題卡片目錄相同之處🩱，又有與其不同之處。2💂🏽👧🏼、專題指南與全宗指南有某些類似之處👩🏼💻。3、專題指南是編寫專題指南的基礎。組成部分：1、序言。2🥑、檔案材料內容簡介。3、附錄。 |
4.全宗指南 |
全宗指南是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所保存的某一個全宗檔案內容和成分及其利用價值的一種材料。全宗指南作用👈🏼👗：可使有關的機關、團體和個人了解某一立檔單位的曆史，全宗的曆史，全宗內檔案材料的主要內容和成分，為科學研究和工作查考提供所需檔案的線索。也能夠幫助檔案人員熟悉檔案內容🧼，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、提供利用👌🏿、編研🧛🏽、對外宣傳報導等工作，提高科學管理水平👨🦱。全宗指南內容🧝🏽♀️：1🕵🏽♀️、立檔單位和全宗的簡要曆史。2⚅🧞、全宗內檔案內容和成分的敘述。其敘述方式，一是以檔案內容為主線👨👧👧，分設題目進行敘述👃；一是以組織機構為主線👨🏻💼，按機構分別介紹⛓。介紹檔案的內容和成分，一般應指明作者⚈、說明的事物、文件名稱😂、制成材料、可靠程度、形成時間🤓、利用價值。 |
5.檔案館指南 |
檔案館指南是以文章敘述的形式，全面🫨🤷🏽♀️、概括地介紹和報導檔案館及其館藏情況的一種重要工具書。檔案館指南作用：1、檔案館指南可以幫助檔案館工作人員全面掌握館內所保存的檔案材料🌖。2🤾🏻、檔案館指南是一種比較全面系統的檔案工具書，又是公開的出版物，為各方面利用檔案提供很大的方便，有著重要的參考價值。3、指南是檔案館的一項重要業務建設，也是檔案館工作成果的集中反映。檔案館指南類型🦗👩🏿🎤：1、從體例上分，有簡明指南和綜合指南。2、從揭示館藏範圍上分🎵，一是介紹的對象和範圍僅限于一個檔案館；一是介紹的對象和範圍是一個地區或者同一種類型的若幹個檔案館。3、從編者上分：一是由檔案館自己編制的；一是由檔案業務指導機關編制的🧽。檔案館指南的結構包括：目錄、前言、檔案館概況、檔案全宗介紹、館藏資料介紹、索引和附錄。 |
6.檔案的提供利用 |
檔案的提供利用是指以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定方式方法直接提供檔案為利用服務的過程🧙🏿♂️。“利用檔案”和“檔案利用工作”區別：前者是利用者的事，後者是檔案工作者的事。聯系👧🏽：有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實現利用檔案。檔案利用工作是利用檔案的條件🏋🏻🚵🏻，利用檔案是檔案利用工作的內容，只有兩者結合才能充分發揮檔案的作用📤🤵🏿♂️。利用工作的意義🪰🪵：1、利用工作是評價檔案工作好壞的標准之一🍘🩻；2🐠、檔案提供利用是檔案工作的根本目的和中心任務。3🧑🏼🔬、檔案利用工作對檔案工作的全面發展有決定性的影響。4、利用工作對整個檔案工作具有檢驗和推動作用。5、搞好利用工作能把檔案工作搞活🔌💆🏻♀️。6🚮、利用工作是對檔案工作最實際👩🏼🎓、最有效的宣傳。 |
7.怎樣做好利用工作？ |
怎樣做好利用工作？1、明確為四化建設服務的方向，端正服務態度。2🐎、熟悉檔案的內容和成分👦🏿，了解客觀需求⛹🏽🤵🏽♀️。3📃、研究利用工作的特點和規律，了解利用效果✦。4🥡、正確處理利用和保密的關系👯。5、正確處理利用工作與基礎工作的關系◼️。6、被動服務與主動服務並舉。 |
8.檔案提供利用的方式 |
檔案提供利用的方式：1🤵🏼♀️、以檔案原件提供利用，在檔案館（室）內開辟閱覽室✴️🛠，或者暫時借出館（室）外使用。2、以檔案複制件提供利用的有🖖🏽：閱讀縮微膠片（卷）、靜電複印件👮🏿、出版或者內部印發檔案匯編，在報刊上公布檔案✴️。3、根據檔案內容編寫參考資料🧔🏿♂️，制發檔案證明，涵複查詢外調，，參加編史修志和撰寫文章、專著來提供利用。閱覽服務是檔案館（室）組織利用者在閱覽室內查閱和使用檔案的一種服務方式💂🏻。檔案複制本👩🏿⚕️，可因所需單位的不同用途，分為副本和摘錄兩種🫒。優點🧋：首先，提高了檔案的利用率，能滿足各方面的需要⇢。其次🏊🏿♀️，制發檔案複制本，利用者可以在自己的工作崗位參考到所需檔案材料👶；第三🌏，能快速地傳遞檔案情報🐭。第四，豐富館（室）藏，有利于進一步搞好利用工作。第五👃🏼，可以減少對原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。 |
9.檔案證明 |
檔案證明是檔案館（室）根據機關、團體或個人的詢問和要求，證實有關某種事實在檔案內有無記載和如何記載而編寫的書面證明材料。 |
10.開放曆史檔案 |
開放曆史檔案，就是根據我國四化建設和科學文化事業發展的需要，將已滿足一定保密期限的檔案，解除封鎖🥷🏻🔯、禁令和不必要的限制，向社會開放，允許經過一定的手續就能通過各種方式利用檔案🦹♂️。檔案法對外開放的規定：國家檔案館保管的檔案一般應當自形成之日起🗑👭🏻，滿30年的對社會開放經濟🟰、科學文化、技術等類文化❤️，向社會開放期限可少于30年🚮，涉及國家安全或重大意義🧺，以及其它到期不宜開放的檔案多于30年🪹。開放檔案是客觀檔案由封閉型半封閉型向開放型戰略轉移的重要措施🦇。 |
11.編研工作 |
編研工作就是編輯和研究兩個部分。其內容👨🏼💻：1🧱、匯編檔案文集，編篡和公布檔案史料。2♟、熟悉與研究檔案內容，編寫檔案參考資料🧑🏼🍼🚣🏿♂️。3、參加曆史研究和編史修志🐜🌶，撰寫文章和著作🤾🏽♀️。編研工作意義🧛🏻♂️👩🏻：1、編研工作是檔案館（室）積極主動地🤖、系統地、廣泛地開展利用工作的一種方式。2、編研工作是提高檔案館（室）水平的重要途徑👩🏽🎤。3🧝🏿♀️、編研工作是保護檔案原件和長遠流傳檔案史料的有效措施。4、檔案編研工作可以擴大檔案館的影響🚽，促進檔案事業的發展。5🧏🏼♂️🏋🏼♂️、開展檔案編研工作🦿，可以激勵檔案幹部提高水平🆚。 |
12.大事記 |
大事記就是記述一個地區🧑🏼🍼、一個機關、一定專題、一個曆史階段內發生的重大事實的書面材料🤲🏻👨🍳。特點：它一般按時間順序排列大事🧜🏻，便于通覽和查找⛽️；只簡記大事、要事🦯，不記小事；言簡意亥，用簡短的篇幅概括豐富的內容。作用：1🤟、可以向利用者提供了解某一問題的梗概，便于人們研究史實的演變及其規律性🖲。2、它對實際工作和曆史研究查考很有價值🧎♀️➡️。大事記編寫原則：編寫大事記應按照曆史唯物主義的觀點，堅持實事求是的原則🦷，尊重曆史，尊重事實🎩，維護事物的本來面目，客觀的加以記述🛴。要求：1🚣🏼、觀點正確☝🏼，用材真實🤹🏼♀️。2、大事突出，要事不漏，小事不要。3、系統條理，簡明扼要。大事記的內容是大事記述和時間兩部分組成📘🧑⚕️。 |
13.組織沿革 |
組織沿革是系統記載一個機關👷🏽、地區或專業系統的組織機構、人員編制#️⃣、體制變革情況的一種參考資料☝️💶。類型：機關組織沿革🚴🏼♀️🧬、地區組織沿革、專業系統組織沿革🦸🏽♀️。編寫方法：編年法🫏、系列法、階段法🤳🏼。編寫組織沿革，可采用文字和表格兩種形式。 |
14.檔案工作為什麼要實現現代化？ |
檔案工作為什麼要實現現代化？A🕺、只有現代化才能解決檔案工作面臨的各種複雜問題。1🏘、檔案數量越來越多，保管有問題。2🛀🏻、查找檔案困難🥣。3💥、服務工作量大。4、設備簡陋。5👎🏽、檔案資源不能充分開發🫰🏽。B、只有現代化才能使檔案工作為四化建設作出更大貢獻📧。 實現檔案工作現代化的可能性💠：1、檔案工作的發展具備了實現現代化的條件。有良好的基礎各方面都走上正軌🐐，為實現檔案工作現代化創造了條件。2、科學技術的發展為檔案工作現代化提供了物質基礎📡。 |
15.計算機借閱管理系統 |
計算機借閱管理系統應具有對借閱、催詢、預約、查找、統計📐👩🦼➡️，能准確🤟🏿、迅速地記錄和注銷各種數據的功能。 檔案存儲縮微化，就是用照相設備或其他的攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的縮小比例🫄，攝錄在膠卷或平片上📞🚴🏻。檔案縮微的過程：1、使用縮微攝影機，將檔案原件縮微攝進膠卷或平片裡；2🧗♀️、沖洗縮微膠卷🔥；3👱、編目歸檔，所有的縮微膠卷都應分類編號，然後裝入膠卷匣中存放在櫃架上以便查閱；4、提供利用🧔🏻♂️。優點：1👱🏽、縮小檔案體積，便于收藏。2、查找迅速🦛，傳遞方便💁🏿♂️。3、價格低廉，保存時間長。4、容易複制，有利于保護檔案原件。5🤴🏿、便于普及推廣。使用的膠片有銀鹽感光片👨👧👦、重氮感光片、微泡感光片。縮微品中🦹🏽，最主要的是感光膠片💁♀️。縮微品的保管，要求恒溫恒濕，庫房溫度為15－25攝氏度👩🔧，最好不超過20攝氏度，相對濕度以30－40％為最好，溫度過高容易生黴。 |
16.檔案工作標准化的意義 |
檔案工作標准化的意義：一、標准化是實現檔案工作現代化的前提，檔案工作標准化是建立在先進技術🪂👩🌾、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上👏🏼👎🏼。二、標准化是實現檔案工作科學管理的重要手段👩🏿✈️。各種科學管理制度形式都以標准化為基礎。三👩🏿🦱、標准化是提高檔案工作質量和效率、節約人力物力的有效措施。能推動檔案學理論的研究。 |
17.人事檔案（幹部檔案） |
人事檔案（幹部檔案）是幹部部門在工作活動中形成的記述和反映幹部經曆與德才表現🛳，以人頭為單位集中保存起來供備查使用的文件材料。人事檔案的特點🚴🏼♀️：真實性🍱、現實性、專指性、保密性🍹。幹部地點的鑒別就是將收集的幹部檔案材料，進行審查和鑒別👰🏼♀️，根據其真偽和價值🧑🏿⚖️👷♂️，決定是否歸檔的工作。鑒別的內容：1👨🏼🎓、判斷材料是否屬于幹部檔案。2、確定是否屬于該人的檔案材料。3👨🏽🎨、查明材料是否處理完畢🏀。4🤳、檢查材料是否完整。5🚵♂️🧚🏻♂️、校對材料是否重複。6🤦🏿♂️、確定材料是否有保存價值。7🪓、檢查手續是否完備⚉。 |
18.“無頭檔案” |
“無頭檔案”是指由于不知幹部去向而積存在幹部檔案管理部門的幹部檔案或幹部檔案材料。查閱和借用幹部檔案的要求🕵🏿♂️：1、符合利用範圍；2、利用理由充分🙆🏽；3🧑🏻🍳、經過審查批准🥥。 |
19.會計檔案 |
會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據🈸。會計檔案的來源🍄🟫：主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。 會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環節，會計檔案則是這個環節的集中反映和副產品。會計憑證是記錄經濟業務◻️、明確經濟責任的書面證明，是登記賬薄的重要依據。會計憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會計賬薄是以會計憑證為依據，全面地、連續地、科學地記錄和反映各項經濟業務的薄籍。會計報表是用統一的貨幣計量單位，總括地反映企業、事業、機關單位在一定時期內的經濟活動和財務收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。 |
20.機讀檔案及電子檔案 |
機讀檔案及電子檔案，是利用計算機技術形成的✊🏿，以代碼形式存儲于電子介質上的檔案叫電子檔案。目前🤛🏽，主要存儲介質有磁盤🐯、磁帶🚰、光盤。特點：1、信息的非人工識讀性；2、信息存儲的高密度性🫳🏼；3、信息與載體之間的可分離性；4、各種信息媒體集成性🎶。5、系統的依賴性。 |
